如何提高开会效率
与传统提升会议效率不同的思路
对于会议我们真是又爱又恨，一方面我们无法避免这一形式，另一方面会议的低效让很多人抓狂。我印象中的大部分会议效率都有很大的提高空间（我这是很客气的说了）。还有一些公司为了提高会议效率而引入外部顾问以及整套的课程体系。结果如何呢？效果如何呢？如果总结起来的话，几个字“差强人意”。
我们无法丢弃这一手段，现在发展强化了线上的形式。而且作为管理手段的着力点，我进入任何的团队，基本若干次的会议安排已经拥有一些思路，开这次会议的时候也就会把下几次的会议安排进行计划并预约别人的时间与场地。没办法，如果开玩笑的说大公司有两个硬通货，一个是空会议室，另一个是领导的时间。你可以拿空会议室去和别人换任何你想要的资源。
我也感受过同时参与两个会议的情况，甚至多个。真的很难说关注度在哪里，也可能我一直在走神。但有趣的是，一旦需要我介入的时候我还能马上介入，打开麦克风，说出关键的信息。这可能就是量子态吧。
一般的应对会议效率的思路，比如，什么不要随便开会，什么你该准备充分，什么合适的参与人，什么充分的信息，什么明确的结论等等。这些方式与方法绝对没有任何问题，有问题的是运行一个又一个会议的你。谁都可以说减肥吃的少一些，动的多一些。哪一顿该吃少一些？多少算少？动多少算多？什么算动？
我喜欢把企业的管理惯性比喻成一个高速运转的机器，在这个高速运转的机器任何的改变都会被打回。但现在我觉得企业更像一套免疫系统，有些没什么排异反应的东西会保留，如果开始排异的话就会直接干掉。所以不合时宜的内容会被干掉，我们要思考哪些是没有排异的改变。
回到减肥的事情上，我减肥的决心就是……
前提（广播到全世界）
我要让所有的人都知道我要减肥，我要让这件事情变得优先级高起来，我要让自己感受到真正的痛。我们对于会议效率提高的事情，是否可以全员签字一下，我们要提高会议效率，而不是HR的某个领导力项目。在前提之后，我们就需要一个衡量的方式……
度量（度量什么就会得到什么）
做一个类似NPS（净推荐值）的系统，“会议效率主观感受值”（Meeting Efficiency Subjective Score, MESS）。这个指标将专注于评估与会者对会议效率的个人感受，而非他们的推荐意向。以下是构建这一指标的方法：
- 调查设计：
- 设计一个核心问题，例如：“您如何评价这次会议的效率？”
- 回答采用10分制，其中10分代表“极其高效”，1分代表“极其低效”。
- 分类参与者：
- 高效感受者（High-Efficiency Feelers）：给出9-10分的参与者，认为会议非常高效。
- 中性感受者（Neutral Feelers）：给出7-8分的参与者，对会议效率持中立态度。
- 低效感受者（Low-Efficiency Feelers）：给出0-6分的参与者，认为会议效率低。
- 计算公式：
- MESS = (% 高效感受者) - (% 低效感受者)
你可能会疑问：
这是一个北极星指标（千年指标）吗？
会议效率可能不是一个终极指标，但它可能可以促成其他指标的讨论和明确。或者退后一步来说，当我们思考所谓的效率其实我们是没有效率的。一般是，越没有什么越会强调什么。但这并不妨碍这东西成为我们独特的企业文化。
明确如何衡量效率之后，我们不会讲一些道理，而是要找一些有趣的手段来让这个改进的趋势发生……
杠杠
还是要回到具体的做法，而不是一套流程，或道理。如果是一套流程的话，任何一个节点的偏离都会造成结果的偏移，但我们就发力一个点，以下是两个例子，它们可以单独使用：
1、Chaos Monkey（协作混乱猴）
这个有趣的思路来自 Shopify 的 Kaz Nejatian, COO & VP，Chaos Monkey最开始起源于 Netflix 来测试系统的弹性（resilience）。Shopify让这个猴子随机从大家的日历上删除3个人以上的周期性会议。这个猴子还随机删除Slack channels（聊天群）。
一开始大家平均每周有 6 小时左右的会议时间。6个月之后：
- 减少16% 会议时间 — 平均, 每周。
- 增加18% 生产力 — 基于年交付的项目数，从需求到代码申请合并PR。
我特喜欢这种思路，有趣且能引起涟漪影响。我们害怕会议效率低，那就随机干掉会议，该发生的肯定会发生。
2、引导者即时反馈（JITMESS）
JIT Meeting Efficiency Subjective Score, JITMESS。也就是会议结束的时候，大家给这个引导者一个打分。注意，也要附上如何提高效率，好让这个引导者来进行自我提高。
具体做法可以是在会议室门后贴一个二维码，走出会议室的时候大家快速的提交一下这些信息。当然，引导者在会议结束之前可以提醒参会的每一个人。
让所有引导者，形成一个社区来提高它们引导的能力。这里需要注意的是，引导者其实在很多公司是受累不讨好的角色，作为领导应该定期或不定期的进行肯定认可。当然，把晋升与这个关联起来也是一个好的思路。
这两种思路其实就是一种介入手段，如果用减肥比喻的话。这种介入手段就是每天站在秤上，记录一下体重数据。当然，我这里没有给出减肥到底我们关注体脂率，还是体重，又或是肌肉量，腰围，水分比例，基础代谢率。但不管是什么指标先让这个指标能够介入到你的生活之中。如同我们说过的“会议效率主观感受值”一样，你也可以调整成你自己期望的指标。
总结
我相信改善会议效率不仅是对流程的优化，更是一种企业文化和管理方式的转变。我们不能完全摒弃会议这一工作方式，但我们可以通过创新的方法来提升其效率和产出。
在文章中，提出了“会议效率主观感受值”(MESS)这一概念，用于衡量会议效率。通过这种方式，我们可以将会议的效率转化为一个可量化、可追踪的指标，进而帮助我们更好地理解和改进会议流程。
此外，还介绍了两种实际的改进措施：Chaos Monkey和JITMESS。Chaos Monkey的思路是通过随机取消会议来测试和提高组织的适应性和效率。而JITMESS则是关注于会议结束后对引导者的即时反馈，这不仅能提高会议效率，还能促进引导者的个人成长。
这些方法的核心在于：我们需要打破固有的思维模式，通过创新的方法和工具来重新定义会议的价值和效率。同时，领导层的支持和认可对于这一变革至关重要。只有当改善会议效率成为企业文化的一部分时，我们才能真正实现效率的提升和团队的共同进步。
最后，我希望通过这些思考和实践，能够激发更多企业和团队关注并改善他们的会议效率，从而在日常工作中创造更多价值。